Nên có một người chịu trách nhiệm quản lý phiên bản danh sách cuối cùng. Khi phát sinh điều chỉnh, mọi thay đổi cần được cập nhật vào cùng một nguồn dữ liệu để tránh đặt thiếu hoặc trùng quà.

Bước 3. Xây dựng ngân sách mua quà Tết

Ngân sách là yếu tố quyết định phần lớn các lựa chọn tiếp theo, từ phân khúc sản phẩm đến chất liệu hộp, hình thức in logo và phương án giao hàng.

Thay vì chỉ tính giá của từng hộp quà, phòng HCNS nên lập dự toán dựa trên tổng chi phí thực tế.

Tổng ngân sách dự kiến = Chi phí mua quà + Chi phí thiết kế/in ấn + Chi phí vận chuyển + Chi phí phát sinh dự phòng.

Ví dụ, một doanh nghiệp có 300 nhân viên dự kiến tặng quà Tết với ngân sách 500.000 đồng/người:

Ví dụ minh họa, không phải báo giá thực tế. Các khoản chi cần được xác định rõ đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế GTGT để tránh trùng lặp.

Khi trình ngân sách, nên chuẩn bị ít nhất hai phương án để ban lãnh đạo có cơ sở lựa chọn. Phương án cơ bản tập trung vào chất lượng và tính thiết thực; phương án nâng cấp có thể bổ sung hộp thiết kế riêng, sản phẩm cao cấp hoặc dịch vụ giao quà tận nơi.

Bước 4. Xây dựng tiêu chí lựa chọn quà Tết phù hợp

Một hộp quà có thiết kế đẹp chưa chắc đã là lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

Khi mua quà Tết số lượng lớn, phòng hành chính nhân sự cần đánh giá sản phẩm theo nhiều tiêu chí thay vì chỉ nhìn vào giá bán hoặc hình ảnh trong catalogue.

Trước hết là chất lượng và nguồn gốc sản phẩm. Các mặt hàng thực phẩm, bánh kẹo, trà, hạt dinh dưỡng cần có thông tin về nhà sản xuất, thành phần, hạn sử dụng và điều kiện bảo quản phù hợp.

Tiếp theo là sự phù hợp với người nhận. Một bộ quà gồm các sản phẩm quen thuộc, dễ sử dụng thường có tính ứng dụng cao hơn những sản phẩm quá đặc thù.

Cuối cùng là thiết kế bao bì. Hộp quà cần chắc chắn, thuận tiện vận chuyển, có hình thức lịch sự và phù hợp với hình ảnh doanh nghiệp.

Đối với các đơn hàng lớn, nên ưu tiên những mẫu quà có thể duy trì chất lượng đồng đều giữa các lô sản xuất.

Bước 5. Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp quà Tết

Lựa chọn nhà cung cấp là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình mua quà Tết cho doanh nghiệp.

Ngoài việc so sánh giá, phòng HCNS cần xem xét năng lực cung ứng, kinh nghiệm xử lý đơn hàng lớn, khả năng thiết kế theo yêu cầu và chính sách hỗ trợ khi phát sinh sự cố.

Một đơn vị cung cấp có mức giá hấp dẫn nhưng không đảm bảo tiến độ hoặc chất lượng đóng gói có thể khiến doanh nghiệp phải chịu nhiều chi phí phát sinh hơn dự kiến.

Khi đánh giá nhà cung cấp, nên yêu cầu làm rõ:

• Danh mục sản phẩm và bảng báo giá chi tiết.

• Khả năng cung ứng đúng số lượng.

• Hình thức in logo, thiết kế hộp và thiệp chúc Tết.

• Thời gian sản xuất, đóng gói và giao hàng.

• Chính sách xử lý hàng lỗi, thiếu hàng hoặc hư hỏng.

• Khả năng cung cấp hợp đồng, hóa đơn và chứng từ liên quan.

Với đơn hàng từ vài trăm suất trở lên, việc kiểm tra sản phẩm mẫu và tham khảo các dự án thực tế đã thực hiện sẽ giúp giảm đáng kể rủi ro.

Bước 6. Yêu cầu báo giá và so sánh các phương án

Sau khi chọn được một số nhà cung cấp phù hợp, phòng HCNS nên gửi cùng một bản yêu cầu báo giá để đảm bảo việc so sánh được khách quan.

Bản yêu cầu cần nêu rõ số lượng, mức ngân sách, loại sản phẩm mong muốn, yêu cầu về bao bì, thời gian giao hàng và địa điểm nhận.

Khi nhận báo giá, cần kiểm tra cả những khoản chi chưa được thể hiện trong đơn giá.

Ví dụ, nhà cung cấp A báo giá 480.000 đồng/hộp nhưng chưa bao gồm in logo và vận chuyển. Nhà cung cấp B báo giá 510.000 đồng/hộp nhưng đã bao gồm các dịch vụ này. Nếu chỉ so sánh giá hộp, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chưa tối ưu.

Có thể sử dụng bảng đánh giá có trọng số:

Trọng số có thể điều chỉnh theo nhu cầu từng doanh nghiệp. Điều quan trọng là phương án được lựa chọn phải cân bằng giữa chi phí, chất lượng và khả năng thực hiện.

Bước 7. Kiểm tra mẫu quà Tết trước khi đặt hàng

Hình ảnh catalogue hoặc bản thiết kế 3D chỉ mang tính tham khảo. Trước khi chốt đơn hàng, doanh nghiệp nên kiểm tra mẫu thực tế, đặc biệt với hộp quà có in logo hoặc sản xuất riêng.

Quá trình duyệt mẫu cần chú ý đến màu sắc hộp, chất liệu giấy, độ chắc chắn của khay đựng, chất lượng in ấn và cách sắp xếp sản phẩm.

Nếu hộp sử dụng kỹ thuật ép nhũ, phủ UV hoặc dập nổi, cần kiểm tra trực tiếp để đánh giá hiệu ứng hoàn thiện dưới ánh sáng thực tế.

Ngoài ra, hãy kiểm tra hạn sử dụng, tình trạng bao bì, tem nhãn và thông tin sản phẩm bên trong.

Sau khi duyệt, nên lưu ảnh chụp mẫu, danh sách thành phần và thông số kỹ thuật làm căn cứ đối chiếu khi nghiệm thu

Bước 8. Trình phê duyệt và ký hợp đồng đặt quà Tết

Khi đã thống nhất mẫu quà, số lượng và báo giá, phòng HCNS cần hoàn thiện hồ sơ trình duyệt theo quy trình mua sắm nội bộ.

Hồ sơ có thể bao gồm đề xuất mua hàng, bảng so sánh nhà cung cấp, dự toán ngân sách, hình ảnh mẫu đã duyệt và phương án giao nhận.

Đối với đơn hàng có giá trị lớn, hợp đồng cần quy định rõ số lượng, quy cách sản phẩm, đơn giá, thời gian giao hàng, phương thức thanh toán và trách nhiệm của các bên.

Đặc biệt, cần làm rõ cách xử lý trong trường hợp giao thiếu, giao chậm hoặc sản phẩm không đúng mẫu đã thống nhất.

Một số điều khoản cần chú ý là:

• Tiêu chuẩn chất lượng và danh mục sản phẩm.

• Mốc thời gian giao hàng cụ thể.

• Điều kiện kiểm tra, nghiệm thu và đổi trả.

• Nghĩa vụ xuất hóa đơn, cung cấp chứng từ.

• Trách nhiệm khi vi phạm hợp đồng.

Việc thống nhất các nội dung này bằng văn bản sẽ giúp phòng hành chính nhân sự chủ động hơn nếu phát sinh vấn đề trong quá trình thực hiện.

Bước 9. Chốt thiết kế hộp quà và nhận diện thương hiệu

Đối với doanh nghiệp lựa chọn hộp quà Tết in logo, khâu duyệt thiết kế cần được thực hiện trước thời điểm sản xuất hàng loạt.

Logo, màu sắc thương hiệu, thông điệp chúc Tết và vị trí các chi tiết trang trí cần được thống nhất giữa phòng HCNS, bộ phận marketing và nhà cung cấp.

Một thiết kế phù hợp không nhất thiết phải sử dụng quá nhiều họa tiết. Đôi khi, một chiếc hộp có bố cục cân đối, logo được thể hiện tinh tế và thông điệp ngắn gọn lại tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn.

Khi duyệt file thiết kế, cần kiểm tra kỹ tên doanh nghiệp, logo, nội dung chúc Tết, năm âm lịch và các thông tin in trên hộp.

Với Tết Nguyên đán 2027, năm âm lịch là Đinh Mùi, linh vật là con dê. Nếu sử dụng linh vật trong thiết kế, cần kiểm tra đúng năm để tránh nhầm lẫn với mẫu của mùa Tết trước.

Bước 10. Theo dõi tiến độ sản xuất và chuẩn bị giao nhận

Sau khi ký hợp đồng, phòng HCNS không nên chờ đến ngày giao hàng mới liên hệ lại với nhà cung cấp.

Đối với những đơn hàng có thiết kế riêng, quá trình sản xuất thường gồm nhiều công đoạn: in ấn, gia công hộp, chuẩn bị sản phẩm, đóng gói, kiểm tra chất lượng và vận chuyển.

Doanh nghiệp nên thống nhất các mốc cập nhật tiến độ để kịp thời phát hiện nguy cơ chậm hàng.

Song song với đó, cần chuẩn bị phương án tiếp nhận quà tại văn phòng hoặc kho lưu trữ.

Nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nên phân chia số lượng theo từng điểm nhận, xác định người phụ trách và chốt thời gian giao phù hợp.

Đặc biệt, không nên để toàn bộ đơn hàng được giao vào ngày làm việc cuối cùng trước kỳ nghỉ Tết. Một khoảng thời gian dự phòng sẽ giúp xử lý những trường hợp thiếu hàng, sai mẫu hoặc phát sinh thay đổi.

Bước 11. Kiểm tra, nghiệm thu và tổ chức phát quà Tết

Khi nhận hàng, phòng HCNS cần đối chiếu số lượng thực tế với đơn đặt hàng và phiếu giao hàng.

Đối với đơn hàng lớn, nên kiểm tra theo từng lô, kết hợp kiểm đếm số lượng với kiểm tra ngoại quan và chất lượng sản phẩm. Mức độ lấy mẫu cần phù hợp với quy mô và rủi ro của từng loại hàng; những lỗi phát hiện trong quá trình kiểm tra cần được ghi nhận và xử lý trước khi nghiệm thu.

Các nội dung cần kiểm tra gồm số lượng, mẫu mã, tình trạng hộp, thành phần sản phẩm, hạn sử dụng và chất lượng in logo.

Sau khi nghiệm thu, việc phát quà nên thực hiện theo danh sách đã được chốt. Với nhân viên làm việc tại nhiều địa điểm, có thể bàn giao theo phòng ban hoặc chi nhánh và yêu cầu người phụ trách xác nhận.

Với quà tặng khách hàng, đối tác, cần kiểm soát thêm thông tin người nhận, địa chỉ và chứng từ giao hàng.

Bước 12. Hoàn thiện hồ sơ thanh toán và đánh giá sau chương trình

Sau khi quà Tết được bàn giao, phòng hành chính nhân sự cần phối hợp với kế toán để hoàn thiện hồ sơ thanh toán, quyết toán chi phí và lưu trữ chứng từ.

Tùy theo hình thức mua hàng và đối tượng nhận quà, hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản nghiệm thu và danh sách bàn giao.

Ngoài việc hoàn tất thủ tục, doanh nghiệp nên dành thời gian đánh giá hiệu quả của chương trình.

Một số câu hỏi cần được xem xét là: Quà có được giao đúng hạn không? Có phát sinh thiếu hàng hay hư hỏng không? Ngân sách thực tế chênh lệch bao nhiêu so với dự toán? Nhà cung cấp có đáp ứng cam kết không? Phản hồi của người nhận như thế nào?

Những thông tin này sẽ trở thành dữ liệu hữu ích cho kế hoạch mua quà Tết năm sau.

Một quy trình tốt không chỉ kết thúc khi món quà được trao đi, mà còn để lại kinh nghiệm giúp những mùa Tết tiếp theo được tổ chức hiệu quả hơn.

3. Những lưu ý về hóa đơn, chứng từ và thuế khi mua quà Tết doanh nghiệp

Bên cạnh việc lựa chọn sản phẩm và tổ chức giao nhận, phòng hành chính nhân sự cần phối hợp với kế toán ngay từ giai đoạn lập kế hoạch để đảm bảo hồ sơ mua quà Tết phù hợp với quy định pháp luật.

Chi phí mua quà Tết cho nhân viên có được tính vào chi phí được trừ?

Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn hiện hành về thuế thu nhập doanh nghiệp, các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng các điều kiện liên quan.

Đáng chú ý, tổng chi phúc lợi thuộc nhóm này được tính vào chi phí được trừ không vượt quá một tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp cần có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán thuộc diện áp dụng, trong đó có ngưỡng từ 5 triệu đồng theo quy định hiện hành.

Phòng HCNS nên lưu ý rằng giới hạn một tháng lương được xem xét trên tổng các khoản phúc lợi thuộc diện áp dụng, không chỉ riêng ngân sách mua quà Tết.

Quà Tết biếu tặng có cần xuất hóa đơn không?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hàng hóa sử dụng để cho, biếu, tặng thuộc các trường hợp phải lập hóa đơn theo quy định.

Vì vậy, doanh nghiệp cần phân biệt hóa đơn mua quà từ nhà cung cấp với nghĩa vụ lập hóa đơn khi sử dụng hàng hóa để biếu tặng. Việc lập hóa đơn, bảng kê và xác định nghĩa vụ thuế cần được kế toán kiểm tra theo từng trường hợp thực tế.

Đối với quà Tết dành cho nhân viên, bộ phận kế toán cũng cần xem xét nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân tùy theo bản chất khoản quà tặng và chính sách chi trả của doanh nghiệp.

Lưu ý pháp lý: Nội dung được đối chiếu theo quy định và hướng dẫn tại thời điểm tháng 10/2026. Doanh nghiệp nên xác nhận với bộ phận kế toán hoặc tư vấn thuế trước khi thực hiện.

4. Bảng checklist 12 bước mua quà Tết dành cho phòng hành chính nhân sự

Dưới đây là bảng kiểm có thể sử dụng trong quá trình triển khai kế hoạch mua quà Tết 2027. Thời gian được tính tương đối so với ngày doanh nghiệp dự kiến hoàn tất phát quà, không phải lịch nghỉ Tết chính thức.

Bảng checklist 12 bước mua quà Tết cho phòng hành chính nhân sự

5. Kinh nghiệm giúp phòng hành chính nhân sự mua quà Tết hiệu quả hơn

Có một thực tế là những khó khăn lớn nhất khi mua quà Tết doanh nghiệp thường không nằm ở việc thiếu mẫu quà đẹp, mà ở sự phối hợp giữa nhiều bộ phận và những thay đổi phát sinh trong quá trình triển khai.

Vì vậy, phòng HCNS nên thống nhất thời hạn chốt danh sách, chốt ngân sách và duyệt thiết kế ngay từ đầu. Mỗi đầu việc cần có một người chịu trách nhiệm chính, đồng thời lưu lại các quyết định quan trọng qua email hoặc văn bản.

Với đơn hàng lớn, nên dành một khoản ngân sách dự phòng hợp lý và thống nhất trước phương án xử lý khi cần bổ sung quà. Không nên tự ý đặt dư số lượng lớn vì có thể gây lãng phí, nhất là với sản phẩm có hạn sử dụng ngắn.

Ngoài ra, việc đặt hàng sớm thường mang lại nhiều lợi thế. Doanh nghiệp có thêm thời gian lựa chọn mẫu, điều chỉnh thiết kế, kiểm tra chất lượng và tổ chức vận chuyển, thay vì phải chấp nhận những phương án có sẵn khi thị trường bước vào giai đoạn cao điểm.

6. Câu hỏi thường gặp khi mua quà Tết cho doanh nghiệp

Phòng hành chính nhân sự nên đặt quà Tết trước bao lâu?

Thông thường, doanh nghiệp nên bắt đầu khảo sát và lên kế hoạch trước khoảng 8–12 tuần. Với đơn hàng lớn, thiết kế riêng hoặc giao nhiều tỉnh thành, cần chủ động hơn để có đủ thời gian sản xuất và vận chuyển.

Có nên mua chung một mẫu quà Tết cho toàn bộ nhân viên?

Có thể, nếu doanh nghiệp muốn đảm bảo sự đồng nhất và tối ưu quy trình phân phối. Tuy nhiên, với những nhóm người nhận có nhu cầu khác nhau, doanh nghiệp có thể cân nhắc một số phương án quà tặng trong cùng mức ngân sách.

Khi mua quà Tết số lượng lớn cần kiểm tra những gì?

Những yếu tố quan trọng gồm nguồn gốc sản phẩm, hạn sử dụng, chất lượng đóng gói, năng lực cung ứng, báo giá tổng thể, thời gian giao hàng và điều kiện đổi trả.

Doanh nghiệp có nên in logo trên hộp quà Tết không?

In logo là lựa chọn phù hợp nếu doanh nghiệp muốn tạo sự đồng bộ về nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, cần chú ý tỷ lệ logo, vị trí thể hiện và kỹ thuật in để thiết kế giữ được sự trang nhã.

Phòng HCNS cần chuẩn bị những giấy tờ gì khi mua quà Tết?

Tùy theo quy trình nội bộ, hồ sơ thường bao gồm đề xuất mua hàng, phê duyệt ngân sách, báo giá, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, hóa đơn, chứng từ thanh toán, biên bản giao nhận và danh sách ký nhận quà.

7. Chủ động kế hoạch quà Tết 2027 cùng Quà Tết Công Ty

Một chương trình quà Tết được chuẩn bị tốt không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và tiến độ, mà còn thể hiện sự quan tâm dành cho nhân viên, khách hàng và đối tác.

Đối với phòng hành chính nhân sự, việc có sẵn checklist 12 bước sẽ giúp công việc cuối năm trở nên rõ ràng, dễ theo dõi và hạn chế những tình huống phát sinh ngoài kế hoạch.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chương trình quà Tết Đinh Mùi 2027, Quà Tết Công Ty là địa chỉ để tham khảo các mẫu hộp quà Tết doanh nghiệp, lựa chọn phương án phù hợp với ngân sách và trao đổi nhu cầu thiết kế hộp quà in logo theo nhận diện thương hiệu.

Thay vì đợi đến những tuần cuối năm mới bắt đầu tìm kiếm sản phẩm, doanh nghiệp nên chủ động lên kế hoạch từ sớm để có thêm thời gian cân nhắc, lựa chọn và hoàn thiện từng chi tiết.